Mahasiswa KKN Kolaboratif 054 Desa Sumberjati melaksanakan kegiatan pendataan dan sosialisasi administrasi kependudukan (adminduk) di Dusun Sepuran RT 03/RW 16, Desa Sumberjati, Kecamatan Silo, Kabupaten Jember, pada Senin (28/07/2025) dan Selasa (29/07/2025). Kegiatan ini menjadi salah satu program kerja yang dirancang untuk membantu warga dalam mengidentifikasi kendala dokumen kependudukan mereka serta memberikan informasi mengenai prosedur pengurusannya. Fokus dokumen yang didata mencakup Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) hilang atau rusak, Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA).

Administrasi kependudukan merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari masyarakat. Dokumen resmi ini dibutuhkan tidak hanya untuk urusan administrasi desa, tetapi juga untuk mengakses berbagai layanan publik seperti kesehatan, pendidikan, bantuan sosial, hingga perbankan. Namun, di lapangan, masih ditemukan warga yang mengalami kendala dalam kepemilikan atau pembaruan dokumen. Beberapa di antaranya belum memiliki akta kelahiran untuk anak, belum membuat KIA, atau belum memperbarui KK setelah ada anggota keluarga yang meninggal dunia.

Karena itu, mahasiswa KKN 054 berinisiatif melaksanakan pendataan dan sosialisasi langsung ke rumah warga. Kegiatan ini dilakukan dengan metode door to door agar seluruh warga bisa terjangkau tanpa harus datang ke balai desa atau dusun. Satu kelompok KKN yang berjumlah sebelas mahasiswa dibagi menjadi beberapa tim kecil berisi tiga hingga empat orang. Setiap tim mendapatkan wilayah kunjungan berbeda di RT 03/RW 16, yang memiliki total 60 Kepala Keluarga (KK).

Proses pendataan ini dilakukan dengan sederhana namun efektif. Mahasiswa menggunakan smartphone untuk mencatat data yang diperoleh dan sekaligus melihat persyaratan dokumen yang diperlukan. Dengan cara ini, mahasiswa bisa segera memberi tahu warga dokumen apa saja yang harus disiapkan jika ingin mengurus atau memperbarui dokumen kependudukan. Pendekatan ini memudahkan interaksi dan membuat kegiatan berjalan praktis tanpa banyak perlengkapan tambahan.

Hari pertama kegiatan, Senin, 28 Juli 2025, dimulai sekitar pukul 08.00 WIB. Setelah briefing singkat di posko, setiap tim mulai bergerak menuju wilayah masing-masing. Suasana pagi Dusun Sepuran terasa tenang, dengan jalan setapak yang dikelilingi kebun dan rumah-rumah warga yang saling berjauhan. Mahasiswa mengetuk pintu rumah satu per satu, memperkenalkan diri, dan menjelaskan tujuan kedatangan mereka.

Warga menyambut dengan ramah. Banyak yang awalnya mengira kunjungan mahasiswa hanya sebatas silaturahmi, tetapi setelah dijelaskan bahwa kegiatan ini berkaitan dengan pendataan dokumen kependudukan, mereka menjadi antusias. Mahasiswa menanyakan kondisi dokumen dengan pertanyaan sederhana, misalnya apakah setiap anggota keluarga sudah memiliki KTP, apakah KK sudah terbaru, dan apakah ada anak yang belum memiliki akta lahir atau KIA. Semua jawaban dicatat langsung di HP oleh salah satu anggota tim, sementara anggota lainnya menjelaskan persyaratan dokumen jika ditemukan kendala.

Di beberapa rumah, mahasiswa mendapati KK yang belum diperbarui karena adanya kelahiran anak atau perubahan status keluarga. Ada juga warga yang KTP-nya rusak akibat sering terlipat di dompet, bahkan ada yang hilang. Beberapa anak belum memiliki akta kelahiran maupun KIA, dan ditemukan pula beberapa keluarga yang belum mengurus akta kematian anggota keluarga yang telah meninggal. Semua data tersebut dikumpulkan untuk verifikasi lebih lanjut.

Salah satu ibu rumah tangga mengatakan bahwa ia bersyukur ada pendataan ini karena selama ini ia bingung mengenai syarat pembuatan KIA. “Saya kira harus ke kabupaten sendiri, ternyata bisa dibantu dari desa ya. Jadi lebih gampang,” ujarnya sambil menunjukkan KK keluarganya kepada mahasiswa. Respons positif seperti ini membuat mahasiswa semakin bersemangat menyelesaikan pendataan di hari pertama.

Menjelang siang, seluruh tim kembali ke titik kumpul untuk menyatukan hasil pendataan hari pertama. Dari 60 Kepala Keluarga, mayoritas sudah memiliki dokumen lengkap, tetapi tercatat belasan KK yang memiliki kendala, terutama terkait pembaruan KK dan dokumen anak. Mahasiswa menyepakati bahwa hari kedua akan difokuskan untuk verifikasi lanjutan dan pendampingan, terutama untuk warga yang memerlukan bantuan lebih detail.

Hari kedua, Selasa, 29 Juli 2025, mahasiswa kembali menyusuri rumah-rumah warga. Kali ini, kegiatan berlangsung lebih lancar karena warga yang sudah didatangi sebelumnya rata-rata sudah menyiapkan dokumen untuk diperiksa ulang. Mahasiswa membantu mengecek kelengkapan persyaratan, memberi tahu dokumen tambahan yang harus dilengkapi, dan mencatat siapa saja yang perlu difasilitasi untuk pengurusan di tingkat desa atau pelayanan jemput bola Dukcapil Kabupaten Jember.

Misalnya, untuk warga yang ingin mengganti KTP yang rusak atau hilang, mahasiswa menjelaskan bahwa perlu membawa fotokopi KK dan mengisi formulir di desa sebelum difasilitasi ke Dukcapil. Untuk pembuatan Akta Kelahiran dan KIA, mahasiswa mencontohkan dokumen yang dibutuhkan seperti surat kelahiran dari bidan atau rumah sakit dan fotokopi KK orang tua. Sementara untuk Akta Kematian, mahasiswa menginformasikan bahwa laporan kematian bisa diajukan melalui desa agar data kependudukan segera diperbarui.

Interaksi di hari kedua terasa lebih mendalam. Mahasiswa tidak hanya mencatat data, tetapi juga memberikan pendampingan sederhana yang membuat warga merasa terbantu. Seorang kakek yang KTP-nya rusak berkata, “Kalau tidak ada kalian, mungkin saya tidak tahu harus mulai dari mana. Saya kira bikin KTP baru itu susah.” Mahasiswa kemudian membantu mencatat datanya agar bisa difasilitasi pada pelayanan berikutnya.

Pada akhir hari kedua, seluruh pendataan selesai dilakukan. 60 Kepala Keluarga berhasil didata, dan daftar warga yang memiliki kendala dokumen sudah tersusun. Dari hasil tersebut, mahasiswa menyusun laporan untuk disampaikan ke perangkat desa agar dapat ditindaklanjuti. Beberapa warga yang menjadi prioritas akan diarahkan untuk difasilitasi dalam program pelayanan jemput bola berikutnya, sehingga mereka tidak perlu repot pergi ke kecamatan atau kabupaten.

Kegiatan ini memberikan manfaat nyata bagi masyarakat Dusun Sepuran RT 03/RW 16. Warga menjadi lebih paham tentang pentingnya kelengkapan dokumen kependudukan dan prosedur pengurusannya. Pemerintah desa juga mendapatkan data terkini yang bisa digunakan untuk mendukung pelayanan publik dan penyaluran bantuan sosial agar lebih tepat sasaran.

Mahasiswa KKN Kolaboratif 054 menilai kegiatan ini penting untuk dilanjutkan secara berkala. Meskipun pendataan ini hanya berlangsung dua hari, hasilnya mampu memberi gambaran jelas tentang kondisi administrasi kependudukan di RT 03/RW 16. Ke depan, diharapkan perangkat desa dapat bekerja sama dengan Dukcapil untuk mempermudah warga yang mengalami kendala dokumen melalui pelayanan rutin atau jemput bola.

Bagi mahasiswa, kegiatan ini bukan hanya sekadar program KKN, tetapi juga pengalaman langsung bagaimana membantu masyarakat di tingkat desa melalui langkah yang sederhana namun bermanfaat. Pendekatan door to door membuat interaksi lebih personal dan hasil pendataan lebih akurat. Kegiatan ini menjadi bukti bahwa sinergi antara mahasiswa, warga, perangkat desa, dan pemerintah kabupaten bisa menciptakan dampak positif nyata bagi masyarakat.